Permitir que clientes reagendem ou cancelem agendamentos na 6am

Permita que o cliente altere o próprio agendamento na 6am por um link privado e específico da reserva. Configure a política antes de receber agendamentos e valide um reagendamento e um cancelamento de ponta a ponta.

• Responsável: Administrador de operações com permissão para gerenciar agendas e agendamentos da empresa.
• Sistema: Painel 6am.
• Resultado: A mesma reserva é alterada com segurança, seu contato CRM continua vinculado e o histórico registra o ocorrido.

Escopo e requisitos

Use uma agenda 6am publicada, com um anfitrião, configurada pelo SOP 077. O fluxo funciona pelo link público ou pela incorporação em sites do SOP 078.

Prepare um participante sintético e dois horários futuros elegíveis. Considere fuso, antecedência mínima, janela de agendamento e intervalos da agenda. Este fluxo não envia e-mails, não conecta calendários externos e não cria links de reunião. As alterações pelo cliente começam desativadas. Reservas antigas sem política de alteração salva continuam dependentes da equipe; ativar as opções não as inclui retroativamente.

01. Configure uma política clara

1. Selecione a empresa correta na 6am. Abra Agendas de reservas, edite a agenda desejada e localize Alterações pelo cliente.
2. Ative cancelamento, reagendamento ou ambos conforme a política do negócio. Configure cada prazo separadamente, em minutos antes do início. Por exemplo, 1.440 representa 24 horas; 0 permite alterações até o início. No instante exato do limite, a ação é encerrada. Esses prazos são independentes da antecedência mínima exigida para o novo horário escolhido.
3. Preencha Contato com o organizador com e-mail monitorado, telefone ou instruções. O campo é obrigatório quando alguma opção está ativa e orienta o cliente quando o link ou a ação estiver indisponível.
4. Salve e publique novamente. Salvar coloca a agenda em rascunho e interrompe novas reservas e reagendamentos pelo cliente até a republicação. Confira a política exibida na página pública antes de aceitar novas reservas.

Cada nova reserva guarda sua política e seus prazos. Alterar os prazos afeta reservas posteriores. Desativar uma opção também bloqueia essa ação nas reservas existentes. Reativá-la só restaura a elegibilidade quando a política original da reserva permite e o prazo ainda não passou. Revise a comunicação com os clientes ao mudar políticas.

02. Entregue o link correto ao cliente

1. Faça uma nova reserva sintética na agenda pública. Confira horário, fuso, local e referência na confirmação.
2. Abra Gerenciar seu agendamento na confirmação e guarde essa URL privada. Ela pertence àquela reserva; o endereço geral da agenda apenas cria novas reservas.
3. Em Agendamentos, localize a mesma referência pela ação Detalhes. Link de gestão do cliente permite que a equipe autorizada copie o link atual para ajudar o participante. Verifique a identidade pelo processo habitual de suporte antes de compartilhá-lo pelo canal combinado.

Quem possui esse link privado pode executar as ações habilitadas dentro dos prazos. Não o publique, não o coloque em ferramentas de análise nem o compartilhe com terceiros. Após cada alteração bem-sucedida, guarde o link atualizado exibido na página: os anteriores deixam de funcionar. Nenhum e-mail de confirmação, lembrete ou reposição do link é enviado automaticamente. O link também expira um dia após o início da reserva; essa expiração não amplia o prazo de alteração.

03. Teste o reagendamento pelo cliente

1. Abra o link privado como participante. Confira a reserva atual e a política salva.
2. Em Reagendar, escolha uma data e selecione Ver horários disponíveis. A data inicial é a data da reserva. Todos os horários usam o fuso e o deslocamento UTC exibidos.
3. Escolha outro horário disponível e selecione Confirmar novo horário. O horário original permanece reservado até a alteração ser concluída. Se outra reserva ocupar a opção antes, escolha outra; o agendamento original permanece intacto.
4. Leia a confirmação atualizada e guarde o novo link de gerenciamento. Confira que a referência não mudou.
5. Em Agendamentos, valide o novo horário, o status confirmado e o mesmo contato CRM. Abra Histórico de alterações: deve aparecer um reagendamento pelo cliente, com horário anterior e novo. Atualize a agenda pública: o novo intervalo fica ocupado e o anterior volta a ser elegível somente se antecedência, disponibilidade e intervalos atuais permitirem.
6. Abra novamente o link privado antigo. Ele não deve mais permitir alterações. Não crie uma segunda reserva para representar o reagendamento.

O reagendamento exige o mesmo anfitrião elegível e a agenda publicada. Se anfitrião, fuso, local, duração ou intervalos mudaram desde a reserva, solicite assistência. Disponibilidade atual, datas bloqueadas, antecedência e janela de agendamento se aplicam ao novo horário. A proteção contra sobreposição inclui outras agendas 6am do anfitrião; não inclui eventos do Google, Outlook ou iCloud.

04. Teste o cancelamento pelo cliente

1. Use o link de gerenciamento mais recente, antes do prazo de cancelamento.
2. Em Cancelar agendamento, leia a explicação, marque a ciência do cancelamento e selecione Confirmar cancelamento. Apenas abrir a página nunca cancela uma reserva.
3. Confirme Reserva cancelada. No painel, confira o status cancelado e a alteração pelo cliente no Histórico de alterações. A reserva e o contato vinculado permanecem registrados; a ação não os exclui.
4. Confira a liberação do intervalo ocupado, considerando as regras atuais da agenda. Reutilizar o link anterior ou reenviar a solicitação não deve criar outra alteração.

O cancelamento não pode ser desfeito na página do cliente. Uma nova reserva deve usar a agenda pública. Despublicar a agenda não remove, por si só, o cancelamento de um cliente ainda elegível. Desativar o cancelamento pelo cliente remove essa possibilidade.

05. Trate exceções e encerre o teste

• Link expirado ou antigo: solicite o link atual ao organizador. A equipe deve verificar o participante antes de compartilhá-lo. Um link atual não contorna prazos nem políticas desativadas.
• Prazo encerrado, opção desativada, reserva antiga ou agenda alterada: use o contato publicado do organizador. A equipe autorizada pode cancelar em Agendamentos após confirmar o pedido; o histórico registra a ação da equipe. Esta entrega não inclui editor de reagendamento pela equipe.
• Sem horários ou seleção rejeitada: confira data, fuso, janela, antecedência, bloqueios e conflitos do anfitrião. Atualize e escolha uma opção elegível. Não reduza regras de produção apenas para fazer o teste passar.
• Formulário aberto há muito tempo ou agenda editada: reabra o link atual antes de enviar. A autorização temporária do formulário é diferente da URL privada da reserva.

Cancele reservas sintéticas restantes e devolva a agenda de teste ao rascunho ao terminar. Registre referência, horários anterior e novo, estados finais, histórico e navegador/dispositivo usado. Declare dispositivos ou integrações externas não testados. Nunca envie testes a clientes reais.

Critérios de aceite

• Política e contato de suporte aparecem antes da reserva e são salvos com o novo agendamento.
• Reagendar preserva referência e contato, libera apenas o intervalo anterior e registra a alteração.
• Cancelar exige confirmação explícita, preserva o registro e libera o intervalo ocupado.
• Links antigos, formulários expirados, ações desativadas e prazos encerrados não alteram a reserva.
• A equipe consulta o histórico e obtém o link privado atual com permissões limitadas à empresa.
• Uma alteração concluída não implica envio de e-mail nem sincronização com calendário externo.