Gerenciar cadências, aceite de etapas e pontuação na 6am

Organize as atividades de cada etapa comercial na 6am, execute o acompanhamento e avance oportunidades com critérios verificáveis.

• Resultado: cada oportunidade aberta tem pipeline, etapa, responsável e próximas ações; mudanças e exceções ficam no histórico.
• Ferramenta: app.6am.ag, na empresa correta.
• Responsável: liderança comercial configura o processo; a equipe executa e registra atividades.
• Revisão: editorial, baseada na implementação e na verificação do fluxo da 6am. Consulte a data de última revisão exibida nesta página.

Escopo e preparação

Use Cadências comerciais, Pipelines, Oportunidades e Tarefas de acompanhamento. É necessário ser membro da empresa com permissão para gerenciar contatos. A exceção às regras de avanço exige o papel de administrador da empresa.

As cadências desta versão geram atividades manuais. Selecionar Ligação, E-mail ou WhatsApp informa o canal à equipe; não envia mensagens. Aceite da etapa e pontos do contato são controles opcionais descritos abaixo. Não há perda automática, calendário de feriados ou sincronização contínua de listas neste fluxo.

Antes de configurar, defina para cada etapa: o evento comercial que caracteriza a entrada, o resultado necessário para sair, quem responde pela oportunidade e quais atividades fazem sentido. Concluir tarefas é um controle operacional; não comprova, por si só, qualificação ou aceite do cliente.

01. Crie e confira a cadência

1. Abra Cadências comerciais → Criar cadência. Use um nome que identifique finalidade e público, como “Primeiro contato — consultoria”.
2. Escolha o fuso, os dias de atendimento e o início/fim da janela. O fim deve ser posterior ao início no mesmo dia.
3. Adicione de uma a 30 atividades, em ordem. Em cada uma, informe título, canal, dias corridos após a atividade anterior, horário local e instruções claras. Na primeira atividade, os dias são contados a partir da entrada na cadência.
4. Use Expira após (horas) somente quando a atividade realmente deixar de fazer sentido depois desse prazo. O prazo conta horas corridas após o horário agendado, inclusive noites e fins de semana. Vazio significa sem expiração.
5. Salve e abra Prévia da agenda. A prévia usa uma entrada agora, a versão salva e o fuso da cadência; não inscreve contatos.
6. Confira especialmente entradas no fim do expediente e em dias sem atendimento. A agenda mantém a ordem, ajusta datas para os dias/janela permitidos e não agenda antes da entrada ou da atividade anterior. Dias corridos não são dias úteis.

A prévia muda com o horário em que é consultada. O horário de cada atividade precisa estar dentro da janela, antes do horário final. Editar e salvar cria uma nova versão para futuras entradas; execuções em andamento conservam a agenda e as instruções recebidas.

02. Vincule às etapas do pipeline

1. Abra Pipelines e edite o pipeline correto.
2. Em cada etapa, escolha a Cadência ativa correspondente. Pipelines diferentes podem usar cadências diferentes; uma mesma definição também pode ser reutilizada.
3. Quando fizer sentido, marque Exigir cadência concluída para avançar ou ganhar. Todas as atividades da execução atual precisam estar concluídas; canceladas, expiradas e pausadas não contam.
4. Marque Bloquear retorno para etapa anterior quando o processo exigir esse controle. A regra considera a ordem das etapas no mesmo pipeline.
5. Salve. Configurar ou trocar a cadência de uma etapa não inscreve retroativamente as oportunidades que já estavam nela.

Para uma oportunidade existente sem execução, abra Oportunidades → Iniciar cadência e confirme. A ação usa a configuração atual da etapa e preserva tarefas avulsas. Restaure um contato arquivado antes de iniciar nova execução.

03. Confira a entrada e a independência entre pipelines

Escolha o caminho que corresponde à origem real:

• Manual: crie a oportunidade com contato, pipeline, etapa, responsável e status Aberta. A etapa configurada inicia sua cadência.
• Formulário: configure previamente a criação comercial. Um envio aceito cria a oportunidade, sua tarefa inicial e as atividades da cadência da etapa. Conflitos de identidade continuam exigindo revisão.
• Lista inteligente: selecione destino, etapa, responsável e tarefa inicial; gere e confira a prévia antes de confirmar. O envio considera os contatos atuais, até 500 por lista. Novos membros exigem outro envio. Uma oportunidade existente ou um envio anterior ao mesmo destino não é recriado.

O mesmo contato pode ter oportunidades em pipelines distintos. Cada uma mantém sua própria execução, responsável e tarefas. Pausar ou encerrar uma delas não deve ser usado para controlar a outra. A tarefa inicial de formulário/lista continua separada das atividades da cadência: revise ambas para evitar trabalho redundante no desenho do processo.

04. Execute e registre as atividades

1. Abra Tarefas de acompanhamento. Filtre por pipeline, oportunidade, responsável, status ou tarefas vencidas.
2. Confira o título, canal, cadência e horário. A tabela identifica os horários agendados e de expiração em UTC; a prévia da cadência usa o fuso configurado. Converta antes de combinar um horário com o cliente.
3. Execute a atividade pelo canal apropriado. Registre o resultado factual nas notas e marque Concluída somente depois da execução. Use Cancelada quando o trabalho não será realizado; isso não satisfaz uma regra de conclusão.
4. Para reatribuir atividades da cadência, altere o responsável da oportunidade. As atividades pendentes/pausadas acompanham a mudança; o histórico concluído é preservado. Tarefas avulsas precisam ser revisadas separadamente.
5. Não altere individualmente título ou data de uma tarefa de cadência. A agenda pertence à execução. Para suspender o acompanhamento, use a ação de pausa na oportunidade.

Vencida significa pendente após o horário agendado, ou após a data UTC em tarefas antigas sem horário. Expirada significa que o limite opcional de execução passou. A rotina de expiração roda a cada cinco minutos; mesmo antes de atualizar o status, uma atividade além do limite não pode ser concluída pela edição.

05. Pause, retome e mude de etapa

• Pausar cadência: pausa as atividades elegíveis desta oportunidade. Uma atividade cujo limite de expiração já passou não ganha novo prazo por causa da pausa.
• Retomar cadência: desloca os prazos pelo período pausado e ajusta à janela salva. Confira os horários antes de retomar o trabalho.
• Mover para etapa com a mesma cadência: preserva progresso e versão; não reinicia a sequência.
• Mover para outra cadência ou etapa sem cadência: encerra a execução anterior, cancela suas pendências e preserva concluídas. Se houver outra cadência no destino, inicia uma nova execução.
• Ganhar ou perder: encerra a execução e cancela suas pendências. Tarefas avulsas não são concluídas nem canceladas por esse fechamento.
• Reabrir: cria uma nova execução da cadência configurada na etapa, preservando a anterior no histórico.

Avance somente quando o resultado comercial definido pela equipe tiver ocorrido. Se a regra de conclusão bloquear o avanço, confira as atividades. Não marque uma atividade como feita apenas para contornar o bloqueio.

06. Trate exceções e perdas

Ao encerrar como Perdida, informe um motivo factual. O motivo fica no histórico mesmo que a oportunidade seja reaberta depois.

Quando uma exceção legítima exigir avançar/retornar sem satisfazer a regra, um administrador pode preencher Motivo da exceção administrativa na edição da oportunidade. A justificativa fica registrada. Esse campo não permite usar contato, responsável, etapa ou pipeline inválidos ou de outra empresa.

Se a tela informar que o registro mudou, recarregue, confira o estado atual e tente novamente com os dados corretos. Não repita uma gravação antiga nem crie outra oportunidade para contornar o conflito.

07. Faça a revisão operacional

No intervalo definido pela liderança, revise cada pipeline:

• Oportunidades sem responsável elegível, sem tarefa pendente ou com tarefas vencidas.
• Cadências pausadas, atividades expiradas/canceladas e bloqueios de avanço.
• Resultados comerciais reais, motivos de perda e exceções administrativas.
• Próxima ação e responsável de cada oportunidade que continua aberta.

Abra Histórico para consultar os eventos mais recentes da oportunidade, incluindo alterações, pausa/retomada e atualização de atividades. A tela mostra até 100 eventos recentes. Expiração também pode ser conferida no status e horário da tarefa; não presuma que todo evento de sistema tenha uma linha própria nesse histórico.

Na limpeza, encerre as oportunidades de QA e revise as tarefas avulsas primeiro. Remova os vínculos da cadência em todas as etapas antes de arquivá-la, inclusive etapas de pipelines arquivados. Se o pipeline já estiver arquivado, reative-o temporariamente para remover os vínculos e arquive-o novamente. Preserve o histórico. Não altere uma definição esperando reprogramar execuções que já existem.

08. Configure e avalie o aceite da etapa

1. Em Pipelines → Editar, expanda Aceite da etapa na etapa de origem. Ative Avaliar critérios com IA depois de definir fatos comerciais verificáveis, como “O cliente aceitou explicitamente uma reunião”. Evite critérios vagos como “lead bom”.
2. Escolha o provedor configurado. OpenAI é a opção inicial da 6am; TypeSafe/Jev exige uma credencial própria da 6am configurada pela equipe técnica. Ao trocar o provedor, confira os limiares com exemplos representativos.
3. Informe de um a 10 critérios. Todos os critérios usa a menor nota; Pelo menos um critério usa a maior. Defina limiar de 1 a 100 e validade de 5 a 1440 minutos. A nota estima o suporte nas evidências; não é uma probabilidade calibrada nem uma garantia. O Jev verifica separadamente suporte, contradição explícita e evidência citada. Sem evidência de suporte, a nota é zero; uma contradição pode reduzi-la. Mantenha o limiar combinado nos testes: não o reduza apenas para aprovar um exemplo positivo.
4. Marque Exigir aceite para avançar ou ganhar quando uma aprovação válida deva bloquear avanço, troca de pipeline ou ganho. A regra pertence à etapa de saída. Conclusão de cadência e aceite são exigências separadas.
5. Na oportunidade, use Registrar evidência. Informe fato observado, tipo, referência da fonte e horário real da observação em UTC. Use apenas os fatos necessários. O rótulo de ligação/e-mail/mensagem é um registro da equipe, não comprovação de um canal integrado. Corrija um registro com uma nova evidência que identifique expressamente a correção; o histórico é preservado.
6. Clique em Avaliar aceite e confirme o aviso sobre envio ao provedor. São enviados apenas os critérios e as 20 evidências mais recentes desta oportunidade. Tarefas concluídas, tentativas de contato e notas da oportunidade não viram evidências automaticamente. Sem evidência registrada, a nota é zero.
7. Leia Histórico de aceite: notas dos critérios, IDs das evidências de suporte, provedor/modelo e horário. Compare o fato registrado com sua fonte original antes da decisão. Uma avaliação nova reprovada substitui uma aprovação anterior para a regra de avanço.
8. Avance manualmente somente quando o resultado comercial tiver ocorrido. Avaliar não move a oportunidade, não envia mensagem e não muda o responsável. Exceções legítimas continuam exigindo a justificativa administrativa descrita acima.

Mudanças na oportunidade, evidências, critérios, modelo/contrato de avaliação do provedor ou estado relevante, além do vencimento da validade, tornam a avaliação desatualizada. Voltar a uma etapa já avaliada não restaura o aceite antigo depois de alterar a oportunidade. Recarregue e avalie novamente. Se o provedor falhar ou devolver resultado inválido, o avanço continua bloqueado onde o aceite é obrigatório. A solicitação pode levar até 40 segundos. Se ficar presa, aguarde dois minutos, recarregue e tente novamente. O limite diário é de 100 solicitações por empresa, incluindo falhas e avaliações sem evidência; clicar repetidamente não é um procedimento de recuperação.

As etapas existentes começam com esse controle desativado. Teste exemplos aprovados, reprovados e sem evidência com um contato de QA antes de exigir o aceite na operação real. Revise falsos positivos e negativos com a liderança; este SOP não afirma uma taxa de acerto medida.

09. Entenda a pontuação do contato e as integrações

Configure Pontos ao avançar ou ganhar (0–1000) e Pontos ao perder (-1000–0) em cada etapa. Avanço ou ganho manual registra os pontos de sucesso da origem; perda registra os pontos de perda. A mesma combinação oportunidade/etapa/resultado conta uma vez, evitando repetir pontos ao reabrir e repetir o resultado. Um resultado diferente posterior pode adicionar outro lançamento.

Pontuação do contato é a soma inteira das oportunidades desse contato, inclusive em pipelines distintos. Pode ser negativa e não é a nota de aceite de 0 a 100. A união de contatos preserva os lançamentos e associa o total ao contato mantido. Pontuação não movimenta oportunidades automaticamente. Etapas com avaliações ou pontos no histórico não podem ser excluídas.

Integrações autorizadas podem registrar evidências, solicitar explicitamente o aceite, consultar avaliações e ler pontos pela API comercial da empresa. A equipe técnica deve fornecer um token próprio com a capacidade necessária e permissão atual na empresa; o token de downloads da biblioteca não serve. As gravações usam a versão atual da oportunidade e uma chave de idempotência. Repita uma solicitação de resultado incerto com a mesma chave e conteúdo; para uma nova avaliação deliberada, use outra chave. Avaliar pela API também não avança a etapa automaticamente.

10. Valide dois pipelines antes do uso real

Use oportunidades claramente identificadas como QA e um contato interno de teste. Não envie mensagens a clientes. Registre o resultado de cada verificação, sem presumir que configurar um campo comprova o comportamento.

Para aceite bilíngue, inclua declarações positivas diretas, evidências ausentes ou ambíguas e contradições explícitas em EN e PT-BR. Mantenha o identificador de QA no registro/referência da fonte e diferencie declarações de teste de evidências reais. Não reescreva fatos de clientes para obter aprovação. Essas verificações exercitam o fluxo; não medem precisão em dados comerciais reais.

Depois de encerrar as oportunidades de teste, resolva as tarefas avulsas restantes, remova os vínculos entre etapas e cadências, arquive a configuração de QA e preserve a auditoria.

Critério de conclusão

Teste com um contato de QA e duas oportunidades em pipelines distintos: confirme a agenda, pause uma, verifique que a outra continua independente, conclua uma atividade, teste a regra de avanço e confira o histórico. Encerre os registros de QA com motivo e revise tarefas avulsas. Somente então aplique a configuração a entradas reais.

Procedimentos relacionados

• SOP 075: Formulários, oportunidades e tarefas na 6am
• SOP 082: Preparar e importar contatos na 6am
• SOP 105: Encaminhar listas e revisar acompanhamentos na 6am