Configurar a entrada de leads e o primeiro atendimento na 6am

Monte uma entrada rastreável de leads na 6am: receba a solicitação, identifique o contato, aplique tags de origem, crie a oportunidade no pipeline correto e atribua a uma pessoa a primeira tarefa de acompanhamento.

• Resultado: cada novo envio elegível tem sua própria oportunidade e tarefa com prazo, com acesso à solicitação original nos dois registros.
• Responsável: um administrador da empresa configura o fluxo; um responsável pela entrada revisa solicitações e exceções a cada dia útil.
• Ferramentas: Aplicação 6am, Formulários de Captação, Envios de Formulários, Contatos, Oportunidades de Venda e Tarefas de Acompanhamento.
• Escopo: recebimento pelo formulário nativo e passagem para o primeiro atendimento. Entrega de e-mail, permissão para newsletters e workflows genéricos são processos separados.

01. Defina uma rota de entrada

1. Selecione a empresa correta na 6am. Confirme que quem configura o fluxo e quem receberá as tarefas podem gerenciar contatos nessa empresa.
2. Registre tipo de solicitação, pipeline, etapa inicial, responsável, primeira ação e prazo de calendário. Exemplo: “Interesse em consultoria → Consultoria → Nova solicitação → responsável comercial → Revisar solicitação → 1 dia corrido”. Use os nomes reais da empresa.
3. Reutilize um pipeline ativo e sua etapa inicial adequada. Não coloque uma solicitação ainda não revisada em uma etapa que signifique qualificada, proposta enviada ou venda ganha. Se necessário, prepare as etapas pelo SOP 005: Pipelines de vendas na 6am.
4. Use outro formulário quando outro tipo de solicitação precisar de pipeline ou responsável diferente. Cada formulário tem um destino configurado; as respostas não selecionam automaticamente pipelines diferentes.
5. Se a etapa inicial tiver cadência, revise suas tarefas antes da ativação. As atividades da cadência são adicionais à tarefa inicial independente do formulário. Defina propósitos distintos para evitar que duas pessoas façam o mesmo acompanhamento.

Pronto para continuar: pipeline e etapa ativos, responsável elegível e atual na empresa, e uma pessoa explicitamente encarregada de conferir os envios que exigem revisão. A fila de exceções não atribui responsável nem prazo automaticamente.

02. Prepare o formulário e as tags de origem

1. Abra Formulários de Captação → Criar Formulário ou edite o formulário adequado. Defina nome interno, idioma público, título, introdução, aviso de privacidade, URL HTTPS da política e mensagem de confirmação. Use o SOP 074 para a configuração do formulário.
2. Mantenha E-mail selecionado: ele é obrigatório. Os campos opcionais disponíveis são Nome, Sobrenome, Telefone, Empresa e Mensagem. Também é possível selecionar campos personalizados de contato existentes, como descrito abaixo. Somente E-mail é obrigatório.
3. Peça ao visitante que descreva em Mensagem o serviço desejado e o prazo relevante, sem solicitar informações sensíveis desnecessárias. A mensagem fica preservada naquele envio, sem ser copiada para as notas do contato. O responsável deve esclarecer respostas opcionais ausentes.
4. Selecione até dez tags existentes da empresa, como “Origem: formulário de consultoria”. Elas são aplicadas aos próximos envios aceitos, sem alterar retroativamente os antigos. Campos existentes do contato e outras tags são preservados. Consulte o SOP 088: Organizar e segmentar contatos.
5. Use uma confirmação factual: “Recebemos sua solicitação; nossa equipe irá revisá-la”. Ela confirma recebimento, não identidade verificada, qualificação ou garantia de tempo de resposta.

Limite de permissão: enviar o formulário, exibir um aviso de privacidade ou aplicar uma tag não inscreve o contato em marketing. A permissão de newsletter segue o processo separado do SOP 109.

02a. Colete campos personalizados de contato

1. Prepare as definições em Campos personalizados, com objeto Contato, pelo SOP 004. O formulário seleciona definições ativas existentes; não cria campos nem coleta campos de oportunidade.
2. No editor do formulário, use Campos personalizados de contato para selecionar até 10 campos. Nomes, textos de ajuda e opções ficarão públicos. Revise esses textos antes de publicar e colete somente informações necessárias à solicitação. Todas as perguntas personalizadas são opcionais.
3. Os controles aceitos são texto curto (500 caracteres), texto longo (5.000), número, data, sim/não, escolha única e múltipla escolha. Use ponto decimal sem moeda ou separador de milhar nos números. Selecione as opções cadastradas; múltipla escolha aceita até 30 opções distintas. O intervalo numérico é de −999999999999 a 999999999999.
4. Salve e publique. Salvar retira o formulário do ar até nova publicação. Se uma definição selecionada mudar ou for arquivada, o formulário público deixa de aceitar solicitações até um administrador revisar, salvar e republicar. Uma seleção indisponível continua visível no editor para ser desmarcada explicitamente.
5. Um contato novo recebe as respostas válidas não vazias. Em um contato existente, somente valores personalizados ausentes, nulos ou vazios são preenchidos. Valores já salvos—incluindo Não, 0 e seleções múltiplas existentes—são preservados. Respostas vazias ou omitidas nunca limpam um valor salvo. O envio guarda as novas respostas mesmo quando diferem do contato.
6. Em Envios de Formulários → Ver envio, compare Respostas personalizadas (não verificadas) com Campos preenchidos no contato; depois abra Campos personalizados do contato. O histórico usa os rótulos do recebimento. Trate as respostas como autodeclaradas: o formulário e o preenchimento dos campos não verificam identidade, não concedem permissão de marketing nem aprovam etapa comercial.

Tags e o pipeline/etapa/responsável configurados no formulário continuam determinando o encaminhamento. Respostas personalizadas não escolhem outro pipeline nem viram regras de listas inteligentes ou scoring automaticamente. Use uma regra pela tag de origem em uma lista inteligente existente quando apropriado e confira a participação separadamente.

03. Conecte a oportunidade e a primeira tarefa

1. Ative Criar oportunidade e tarefa no envio. Em Acompanhamento comercial, selecione pipeline, uma etapa dele e a pessoa responsável.
2. Preencha um título específico, como “Revisar interesse em consultoria e registrar próxima ação”. Configure Dias corridos até o prazo (0 = hoje) e o fuso usado para calcular a data limite.
3. O intervalo permitido é de 0 a 30 dias corridos. Essa tarefa tem uma data, não um horário prometido de resposta, e não pula fins de semana. O filtro de atrasadas compara a data com hoje em UTC. Não descreva essa configuração como “próximo dia útil às 10h”. Cadências têm regras próprias de agendamento.
4. Salve, revise e use Publicar na lista de formulários. Salvar uma edição retira um formulário publicado do ar; publique novamente após conferir as alterações. A configuração vale somente para próximos envios.
5. Em Compartilhar / incorporar, abra o link público. Antes de divulgá-lo para clientes, conclua as verificações abaixo. Consulte o SOP 075: Oportunidades e tarefas a partir de formulários para a configuração detalhada.

Essa rota nativa não exige criar um workflow separado. O recebimento grava registros e tarefas; não envia automaticamente e-mail, SMS ou lembrete.

04. Valide uma primeira solicitação e uma repetição

Use um formulário exclusivo de QA e dados sintéticos, ou um endereço controlado expressamente autorizado. Não teste com a identidade de um cliente. Identifique os testes e registre os IDs resultantes.

1. Abra o formulário publicado e envie a primeira solicitação, por exemplo “QA solicitação A — diagnóstico de consultoria”. Confirme a página pública de recebimento.
2. Abra Envios de Formulários, filtre pelo formulário e escolha Ver envio. Confira dados enviados, status, tags aplicadas, versão do formulário e aviso de privacidade.
3. Siga o link do contato. Para uma identidade nova, espere Contato criado. Confira e-mail e tags de origem selecionadas.
4. Siga os links da oportunidade e da tarefa no envio. Eles filtram aquele envio específico. Confira pipeline, etapa, responsável e status aberto da oportunidade; confira título, responsável, data limite e status pendente da tarefa. Use Envio original para ler a solicitação, sem presumir que foi copiada para notas editáveis.
5. Reabra o formulário público para fazer um novo envio com o mesmo e-mail de QA. Altere nome e mensagem para “QA solicitação B — outro projeto”. Espere Contato existente, campos originais do contato preservados e um segundo envio, oportunidade e tarefa inicial. A solicitação A deve continuar mostrando A; a B deve mostrar B.
6. Diferencie novo envio de repetição técnica: repetir a mesma requisição válida não duplica registros. Reabrir o formulário gera uma nova solicitação e pode criar outra oportunidade mesmo que a anterior esteja aberta. Se houver dúvida após enviar, confira primeiro o histórico antes de repetir.
7. Se houver cadência, confira suas atividades adicionais separadamente. Alterar o responsável da oportunidade não reatribui automaticamente sua tarefa inicial independente; confira os dois responsáveis.

Inclua verificações dos campos personalizados: envie Não e a opção numérica 0, reabra o contato e confirme os dois. Em uma nova solicitação, envie respostas diferentes e deixe outra vazia: valores existentes devem permanecer, ausentes podem ser preenchidos e cada envio deve manter suas próprias respostas. Tente número/data inválidos e confirme que não houve gravação parcial de contato, tag, oportunidade ou tarefa. Confira os dois idiomas em formulários de QA separados.

Critérios de aprovação: duas solicitações distintas, um contato correspondente, duas oportunidades e tarefas iniciais corretamente vinculadas, respostas originais preservadas, tags e prazos corretos, sem comunicação indevida com clientes. Não espere atividades de cadência em uma rota sem cadência.

05. Faça a triagem das exceções antes de contatar alguém

Em um envio com revisão necessária, verifique a identidade em Contatos antes de corrigir ou consolidar registros. A tela de envios ainda não tem ação para resolver, vincular ou reprocessar: corrigir um contato não altera automaticamente o envio histórico nem cria seus registros comerciais. Se a solicitação for legítima e precisar de acompanhamento, crie oportunidade e tarefa manualmente, registre o ID do envio original nas notas internas e documente revisor e decisão no controle de exceções da equipe. Não declare vínculo automático com a origem nem revisão concluída no histórico quando a interface não oferece essa ação.

A confirmação pública não revela se encontrou um contato existente ou conflito de identidade. Confira o histórico privado antes de concluir que toda a rota comercial funcionou.

06. Execute a passagem diária de atendimento

1. No início combinado de cada dia útil, o responsável confere em Envios de Formulários os registros novos e as exceções com Revisão necessária. Inclua as pendências do controle de exceções da equipe.
2. Em Tarefas de Acompanhamento, filtre por responsável, pipeline e trabalho pendente/atrasado. Abra a oportunidade exata e sua solicitação original; não associe solicitações apenas pelo nome da pessoa.
3. Registre o que foi realmente feito e a próxima ação nas notas internas da oportunidade. Conclua a tarefa somente depois de realizar sua ação. Se houver atraso, mantenha-a pendente, defina data realista e registre o motivo; reatribua explicitamente quando necessário.
4. Revise oportunidades abertas sem responsável válido ou próxima tarefa pelo SOP 105. Respeite as regras de cadência e aceite da etapa ao avançar, usando o SOP 106.
5. Encerrar uma oportunidade cancela atividades pendentes da cadência, mas preserva tarefas independentes. Conclua ou cancele explicitamente qualquer tarefa inicial restante; fechar a negociação não basta para essa limpeza.

Evidência de conclusão

Guarde nome/versão e link público do formulário, destino/responsável/prazo, IDs do primeiro envio e da repetição, IDs do contato/oportunidades/tarefas e resultado do QA. Arquive o formulário exclusivo de teste ao terminar e encerre/cancele somente seu trabalho sintético, preservando o histórico. Publique o formulário real apenas depois de preparar sua rota e a revisão diária.

Este procedimento cobre o fluxo nativo atual da 6am. Não promete criação de campos dentro do formulário, roteamento por respostas, resolução automática de exceções nem consentimento de marketing verificado. A data de última revisão acima registra esta revisão editorial; valide a configuração de cada empresa antes de ativar a operação.